Tu je upravljanje društvenim mrežama, zatim upravljanje društvenim medijima za vladine agencije. Uostalom, tko drugi može reći da se njegove objave smatraju javnim zapisom prema Zakonu o slobodi pristupa informacijama (FOIA)?



Kako bi održale usklađenost sa zakonom, vladine organizacije moraju provoditi temeljitu praksu arhiviranja društvenih medija. To nije najuzbudljiviji posao, ali je ključan za zaštitu vaše agencije od budućih rizika. Postoji niz alate društvenih medija koji pomažu vladinim agencijama upravljajte ovim procesom, ali prije nego što donesete odluku, morate razumjeti jedinstveni pristup vaše države čuvanju zapisa na društvenim mrežama.



U ovom članku pokrivamo osnove arhiviranja na društvenim mrežama kako biste mogli donijeti odluku na najbolji način.

Imajte na umu: informacije navedene u ovom članku ne predstavljaju službeni pravni savjet niti im je namjera predstavljati. Pregledajte naše potpuno odricanje od odgovornosti prije daljnjeg čitanja.

Što je arhiviranje na društvenim mrežama?

Arhiviranje na društvenim mrežama praksa je sigurnosnog kopiranja sadržaja koji dijeli organizacija i s njom kako bi se na njega kasnije moglo pozivati. Ove sigurnosne kopije lokalno pohranjuje organizacija kako bi bile u skladu sa zakonima o javnim evidencijama.

1221 u značenju anđeo
Tekstualna slika koja kaže,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

Za razliku od tradicionalnih javnih zapisa, zapisi društvenih medija odmah su dostupni javnosti nakon što ih stvori vaša agencija i vaši birači. Legitimni (tj. ne spam) komentari, odgovori, spominjanja i DM-ovi mogu se smatrati javnom evidencijom nakon objave na vašim profilima na društvenim mrežama.

Mnoge — ali ne sve — države izdale su posebne smjernice o javnim zapisima društvenih medija i njihovom pohranjivanju. Za najnovije smjernice za svoje prakse arhiviranja na društvenim mrežama posjetite web-stranicu državnog odjela.



Zašto je arhiviranje na društvenim mrežama važno za državna tijela?

Arhiviranje sadržaja društvenih medija ključna je praksa za održavanje transparentnosti. Bez uspostavljenog procesa vođenja evidencije specifičnog za društvene medije, vaša organizacija možda neće moći udovoljiti zahtjevima FOIA za te informacije.

anđeo broj 721

FOIA je možda donesen 1966., ali njegova je primjena dovoljno široka da se može primijeniti na modernu tehnologiju kroz definicija pojma 'zapis' . Prema ZOSPI-ju, zapisom se smatra svako pisanje koje je izradila ili pribavila agencija ili je pod kontrolom agencije u trenutku podnošenja zahtjeva. To uključuje knjige, radove, fotografije, videozapise—i naravno, sadržaj društvenih mreža .

Pod društvenim medijima, to uključuje više od samog sadržaja objave. Komentari, odgovori i lajkovi također se računaju kao dobiveni zapisi koji također moraju biti arhivirani prema ZOSPI-ju. Čak i jednostavna ažuriranja, poput ove objave s Facebook stranice grada Las Vegasa, podliježu praksi arhiviranja društvenih medija.



Objava na Facebooku vlade grada Las Vegasa u kojoj se objašnjava da se gotovina više neće prihvaćati u ulaznom kiosku Floyd Lamb Parka u Tule Springsu.

Državne agencije odgovorne su za postavljanje vlastitih procesa arhiviranja društvenih medija. Platforme zadržavaju sadržaj društvenih medija, ali samo tako dugo. Društvene mreže — poput Facebooka, X-a (prije poznatog kao Twitter), Instagrama ili LinkedIna — privatne su tvrtke. Nisu vezani ZOSPI-jem, stoga nema potrebe da neograničeno zadržavaju korisnički sadržaj. Jednom kada taj sadržaj nestane, vjerojatno je zauvijek nestao.

Kako i kada arhivirati sadržaj društvenih medija

Društveni mediji smatraju se javnim zapisima diljem SAD-a, ali neke države imaju jedinstvene zakone o čuvanju javnih zapisa koji utječu na to kako i kada arhivirati društveni sadržaj.

111% značenja

Ako vaša država nema posebne zakone o tome kako postupati s arhiviranjem društvenih medija, Državna uprava za arhive i evidenciju nudi smjernice kako to ispravno učiniti. Ove metode uključuju:

  • Korištenje RSS feedova, agregatora ili ručnih metoda za snimanje sadržaja.
  • Korištenje alata ugrađenih u neke platforme društvenih medija za izvoz sadržaja.
  • Korištenje sučelja za programiranje aplikacija specifičnih za platformu (inače poznatih kao Apis ) za povlačenje sadržaja.

Ako vaša agencija redovito koristi društvene medije na više platformi, htjet ćete pristupiti API-ju. Zvuči komplicirano, ali ovi alati i usluge trećih strana pojednostavljuju inače dugotrajan ručni napor prikupljanja i organiziranja izlaznog i ulaznog sadržaja.

Aspekt “kada” arhiviranja društvenih medija uvelike ovisi o metodi koju odaberete. Ako planirate ručno arhivirati sadržaj, trebali biste to činiti na tjednoj ili čak dnevnoj bazi kako biste izbjegli da posao postane preopterećujući. Međutim, ako arhivirate uz podršku alata, možete arhivirati na kvartalnoj osnovi.

Najbolje prakse arhiviranja na društvenim mrežama

Ideja o snimanju i zadržavanju svake objave, komentara i interakcije u prisutnosti vaše agencije na društvenim medijima može djelovati zastrašujuće, ali nemojte paničariti. Upotrijebite ove najbolje primjere iz prakse kako biste ostali usklađeni, a da ne budete preplavljeni.

Definirajte uloge i odgovornosti za upravljanje zapisima

Dopuštajući da arhiviranje društvenih medija bude svačija odgovornost, a da to ne bude ičiji posao, ostavlja vašu agenciju izloženu velikom riziku. To posebno vrijedi za organizacije koje upravljaju s nekoliko profila na različitim platformama. Što više informacija podijelite na društvenim mrežama, to će zapis lakše nestati.

Izbjegnite ovu sudbinu definiranjem uloga i odgovornosti arhiviranja zajedno s ključnim dionicima društvenih medija. Radite zajedno kako biste identificirali sljedeće:

  • Tko će biti glavna osoba za arhiviranje na društvenim mrežama? Ova je osoba odgovorna za razvoj i održavanje ažurnih procesa vođenja evidencije koji se odnose na društvene medije. Oni su također odgovorni za obavljanje ili delegiranje dužnosti arhiviranja prema ritmu koji je postavila vaša organizacija.
  • Koliko često postove treba arhivirati? Kao što je ranije spomenuto, to uvelike ovisi o vašem preferiranom načinu arhiviranja.
  • Gdje će se čuvati arhivirani sadržaj i tko mu može pristupiti? Otvorene datoteke u zajedničkoj pohrani ostavljaju agencije odgovornima za sve loše aktere koji bi mogli dirati u arhivirani sadržaj. Da biste bili sigurni, odredite gdje se zapisi (i njihove sigurnosne kopije) mogu sigurno pohraniti.

Pojačajte ono što se smatra javnim zapisom rano i često

Kad ljudi pomisle na 'FOIA', zamišljaju dokumente, fotografije i e-poštu. S druge strane, postovi na društvenim mrežama obično nisu na prvom mjestu. Na vašem je timu da osigura da svaki član osoblja u vašoj organizaciji razumije pravu definiciju javnog zapisa i gdje društveni mediji spadaju u mješavinu.

Uključite informacije o vrstama sadržaja koji se smatraju javnim zapisom u vašoj državi tijekom obuke osoblja i uvodnih sesija. Ažurirajte svoju politiku društvenih medija kako biste uključili izričite stvari koje treba i ne treba raditi usklađenost s društvenim medijima . Ponekad se to može činiti kao pretjerana komunikacija, ali kada je u pitanju javni sektor, uvijek je bolje spriječiti nego liječiti.

što znači 43

Redovito provjeravajte svoju politiku društvenih medija

Mreže društvenih medija često se mijenjaju, a te promjene mogu izgledati kao bilo što - od novih uvjeta pružanja usluge do novih značajki. Sva ova ažuriranja mogu rezultirati promjenama u pristupu vaše organizacije procesu arhiviranja društvenih medija. Zato je imperativ da ponovno pregledate svoje politika društvenih medija redovito.

Dobra politika društvenih medija bavi se nizom tema, uključujući smjernice za osobne račune, pravila udruživanja organizacija i pravne smjernice. Ove teme nisu statične, pa je najbolje da ih se redovito vraćate ili kada se dogodi velika promjena platforme.

Alati za arhiviranje društvenih medija koji olakšavaju proces

Sada kada imate neke najbolje prakse za referencu, spremni ste provjeriti neke alate. Sljedeće platforme pomoći će vam upravljati svojim potrebama usklađenosti bez žrtvovanja učinkovitosti.

1. Sprout Social

Sprout Social objedinjuje zakazivanje društvenih medija, izvješćivanje, slušanje i arhiviranje u jedan centralizirani alat, podržavajući pojednostavljene tijekove rada za vladine agencije. U slučaju zahtjeva za evidencijom, marketinški stručnjaci mogu prikazati određene objave pomoću alata za pretraživanje u Objavljivanje odjeljak . Relevantne komentare i odgovore možete pronaći pomoću alata za pretraživanje u Smart Inbox.

Državne agencije također mogu koristiti Sprout Izvoz ulazne pošte za brzi izvoz postova, poruka i recenzija iz Smart Inboxa u CSV datoteku za potrebe vođenja evidencije. Ovi izvozi pružaju jasnu dokumentaciju detaljnih metapodataka, uključujući vrstu poruke i vremenske oznake, Sprout korisnika koji je poslao ili uredio svaku poruku i stalne veze na poruku na izvornoj mreži.

anđeo broj 811

Animirani GIF koji pokazuje kako izvesti podatke iz Sprout Smart Inboxa u CSV datoteku.

Zatraži demo

3. ArchiveSocial

ArchiveSocial je rješenje za arhiviranje društvenih medija koje pokreće CivicPlus. Ovaj alat podržava marketinške stručnjake u državnim agencijama sa čuvanjem zapisa u stvarnom vremenu u skladu sa zakonima o javnim zapisima. Dok CivicPlus nudi portfelj rješenja za organizacije javnog sektora, ArchiveSocial je točkasto rješenje u potpunosti usmjereno na arhiviranje.

Snimka zaslona ArchiveSocial's website home page.

3. Zamrzivač stranica

Zamrzivač stranica je još jedno rješenje za digitalno arhiviranje u stvarnom vremenu koje podržava pravilno zadržavanje aktivnosti na webu i društvenim medijima. Alat omogućuje organizacijama bilo koje veličine da trajno sačuvaju digitalni sadržaj na društvenim mrežama i šire, zatim pristupe tim arhivama i ponovno ih reproduciraju kao da su još uživo. Iako Pagefreezer nudi više od samog arhiviranja na društvenim mrežama, oni ne nude nikakve mogućnosti zakazivanja društvenih medija, izvješćivanja ili slušanja.

Snimka zaslona PageFreezera's website home page.

Pojednostavite svoj pristup arhiviranju društvenih medija uz Sprout

Uz Sprout Social, vladine agencije mogu konsolidirati upravljanje društvenim medijima i arhivu pod jednu proračunsku stavku, a sve to uz održavanje visoke razine usklađenosti.

Da biste saznali više o tome kako Sprout pomaže vladinim agencijama stvoriti jače odnose sa svojim biračima kroz moć društvenih medija, zakažite demo danas .

Odricanje

Informacije navedene u ovom članku ne predstavljaju službeni pravni savjet niti im je namjera predstavljati; sve informacije, sadržaj, točke i materijali služe za opće informativne svrhe. Podaci na ovoj web stranici možda neće predstavljati najsvježije pravne ili druge informacije. Uključivanje bilo kojih smjernica navedenih u ovaj članak ne jamči da je vaš pravni rizik smanjen. Čitatelji ovog članka trebali bi se obratiti svom pravnom timu ili odvjetniku kako bi dobili savjet u vezi s bilo kojim pravnim pitanjem i trebali bi se suzdržati od djelovanja na temelju informacija iz ovog članka bez prethodnog traženja neovisnog pravnog savjeta. Korištenje i pristup ovom članku ili bilo kojoj od poveznica ili resursa sadržanih na web-mjestu ne stvaraju odnos odvjetnik-klijent između čitatelja, korisnika ili preglednika i bilo kojeg suradnika ili odvjetničkih tvrtki koje daju doprinos. Stavovi koje su izrazili bilo koji suradnici u ovom članku su njihova vlastita i ne odražavaju stavove Sprout Social. Ovime se izričito odriču svake odgovornosti u vezi s radnjama koje su poduzete ili nisu poduzete na temelju sadržaja ovog članka.

Podijelite Sa Svojim Prijateljima: